إدارة الوثائق

توفر منصة مداد للفاعلية المؤسسية مستودع مركزي مشترك لحفظ وإدارة الوثائق المؤسسية، يتيح النظام الإمكانيات الآتية:
عرض توضيحي
  • تخزين كافة الوثائق الخاصة بالتقويم، والتخطيط والاعتماد في مكان واحد.
  • امتيازات للأمن والحماية تقوم بضبط القدرة على تحميل الملفات والوصول إليها.
  • إمكانية مشاركة محاضر الاجتماعات، والقرارات، ونتائج الاستبيانات وغيرها مع الزملاء ومراجعي الاعتماد.
  • تخصيص حقول بحث للوثائق (مثل الاسم والتاريخ) مع إمكانية الفرز والترتيب.
  • إمكانية التنظيم من خلال إنشاء مجلدات رئيسية ومجلدات فرعية.
  • تقليل الحاجة إلى إرسال مرفقات في المراسلات الإلكترونية عبر البريد.
  • يمكن مشاركة الوثائق مع الإدارات والوحدات المختلفة.
  • إمكانية الوصول إلى الوثائق من أي مكان يتوفر فيه الاتصال بالإنترنت.

إدارة الاجتماعات

تحقق مؤسسات التعليم العالي أعظم فائدة من الاجتماعات إذا ما تمت إدارة ما تسفر عنه من قرارات ونتائج بفاعلية. يعمل النظام في منصة مداد على إدارة الاجتماعات بدأً من تحديد موعد الاجتماع، وتاريخه وموقعه وجداول الأعمال، ومرورًا بتوثيق الاجتماعات ومحاضرها والقرارات والمهام الناتجة عنها، ومتابعة تلك القرارات بعد انتهاء الاجتماعات بفترات طويلة، كل ذلك مع إطلاع كافة الأطراف المعنية بسير الأعمال قبل عقد الاجتماع وأثناء انعقاده وبعد نهايته وتنفيذ ما أسفر عنه من نتائج بفاعلية.

يعمل النظام على:
  • توفير الوقت عبر التحضير السلس للاجتماعات.
  • تجهيز جداول أعمال الاجتماعات وعرض المحاور الرئيسة.
  • تنظيم إجراءات الاجتماعات قبل عقد الاجتماعات وأثنائها وبعدها.
  • ضمان المشاركة الفاعلة في اتخاذ القرار.
  • أرشفة القرارات للرجوع إليها في المستقبل.
  • إسناد المهام على أساس القرارات ومتابعة تنفيذها.
  • الحد من الأعمال الورقية.
  • تبسيط عمليات الاتصال بين المشاركين.
  • توفير بيانات إحصائية حول الاجتماعات والمشاركين فيها.